Tools
Login

ERP - podnikový informační systém

Firemní agenda: sklad, finance, projekty, výroba, půjčovna, kontakty, ...

You are here: Home » Zavedení ERP
Sobota, 16 Pro 2017

Průvodce zavedením ERP

Tisk
seznam článků
Průvodce zavedením ERP
K promyšlení před zaváděním ERP
Výběr dodavatele informačního systému
Přípravná fáze zavádění ERP informačního systému
Zavádění ERP informačního systému
Nejčastější rizika spojená s ERP informačním systémem
Trendy v oblasti ERP informačních systémů
Všechny strany

Zavedení ERP systému do podniku se značně liší např. od instalace softwaru s kancelářskými aplikacemi typu MS Office. V případě ERP systému se jedná o komplexní činnost, která vyžaduje více vynaloženého úsilí pro svoje úspěšné a plně funkční nasazení. Následující článek by Vám měl ve stručnosti přiblížit problematiku zavedení ERP informačního systému do společnosti.

 

Výhody systému ERP

 

Než si začneme probírat postup výběru, jeho kritéria a nástrahy, pojďme si ujasnit, proč vlastně informační systém do vaší firmy zavádět. Hlavním důvodem je integrace byznys procesů a podprocesů do informačního systému. Účelem této integrace je především efektivnější dosahování stanovených cílů. Efektivity je pomocí ERP systému dosahováno mimo jiné:

 

Snížením administrativy
Eliminací duplicitních dat
Možností zeštíhlení produkčních procesů
Zefektivněním skladového hospodářství
Vzájemným provázáním agend a procesů s možností automatizace některých z nich
Centralizací údajů – okamžitě dostupné na vyžádání uživatelem
Zvýšením spokojenosti Vašich zákazníků

 

Kompletní seznam výhod, které vám přinese integrace ERP systému do podnikové struktury, naleznete zde.vyhody_systemu_small

Jak jste se mohli v tomto článku dozvědět, zavedení ERP systému je složitý proces. Ten se dá však dobře zvládnout, pokud věnujete pozornost kritickým záležitostem, popsaným výše. Odměnou za správnou implementaci je vám poté zefektivnění a zpřehlednění businessu přinášející více zákazníků spolu s vyššími zisky.



K promyšlení před zaváděním ERP

Jak již bylo naznačeno výše, zavádění ERP informačního systému do podniku je náročný proces, a proto je potřeba zvážit jeho zavedení vůbec a když už se rozhodneme systém zavést, jak se alespoň zhruba zorientovat v nabídce dodavatelů ERP systémů. Prvotní dělení je podle způsobu dodání ERP informačního systému:

rozcestnik

On premise – za předpokladu…

- Podniková data jsou uložena fyzicky na serverech uvnitř podniku.
- Nutné vlastní zdroje (lidské, materiální, technické,…) pro provoz a údržbu systému.

On demand – na vyžádání

- Data jsou bezpečně uložena na internetu (tzv. v cloudu).
- O provoz a údržbu systému se stará dodavatel systému.
- Leckdy bývá označováno jako SaaS (v překl. Software jako služba) nebo ASP (v překl. Poskytování služeb aplikace)
- Do této kategorie se řadí i ERP systém ERPe, který Vám tímto nabízíme.

Dále se nabízí dělení dle velikosti podniku, do kterého chceme informační systém zavádět:

tovarna

Malé podniky (do 100 zam.)

- Nevyžadují tak detailní rozpracování jednotlivých procesů.
- Leckdy místo komplexního informačního systému postačuje propracovaná firemní agenda.
- Ideální řešení v podobě předpřipravených on demand řešení.

 

Střední podniky (do 500 zam.)

- V závislosti na oboru podnikání vyžadují různě široký záběr informačního systému.
- Již využívají individuálně doprogramované moduly a rozšíření.
- Ideální řešení pro tuto kategorii prakticky neexistuje z důvodu velice rozmanitých oborů a s tím spjatých rozdílných požadavků. Pro někoho bude naprosto vyhovující předpřipravené on demand řešení, někdo už díky složitosti procesů a obavy o citlivá data bude volit on premise řešení na klíč.

 

Velké podniky a korporace (nad 500 zam.)

- Ve valné většině případů se v rámci velkých podniků využívají komplexní informační systémy.
- Často individuálně programované moduly, rozšíření a jiné úpravy velkého rozsahu.
- Ideální řešení je zde základ on premise s možnou podporou určitých modulů typu on demand, a to vyhotovené na klíč.

S přihlédnutím k financím a odhadu budoucí vývoje firmy lze dělit dodávaná ERP řešení:

 

Systém na zakázku, na klíč

- ERP informační systém je přizpůsoben Vašim požadavkům.
- Platíte celý jeho vývoj, tedy je leckdy výrazně dražší než informační systémy předpřipravené.

 

Stávající, předpřipravený, „krabicový“ systém

- Nabízí dostatek obecných, pro většinu podniků dostačujících, funkcí.
- Specifické funkce lze na přání doprogramovat za příplatek.
- Jeho zakoupení platíte licenci a ne vývoj, což náklady na jeho pořízení značně snižuje.
- Informační systém ERPe patří do této kategorie, ale zároveň nabízí širokou možnost přizpůsobení Vašim požadavkům a potřebám.

finance-kalkulacka


Nutné je také přihlédnout k technické stránce věci, především k vlastnostem jako:

 

Modularita ERP informačního systému

- Rozšiřitelnost systému o další moduly, plug-iny, funkce apod.  

 

Životnost

- Možnost aktualizací, kvalita naprogramované aplikace pro použití v budoucnu, apod.

 

Kompatibilita se současným softwarem

- Pro omezení nutnosti současná data složitě a zdlouhavě převádět do nového systému, který nekomunikuje se stávajícím softwarem.

 

Rozdílná hardwarová náročnost jednotlivých systémů

- Toto platí především pro informační systémy typu on premise, které vyžadují vlastní hardwarové zařízení přímo u klienta.
- S ERP informačním systémem ERPe vám tato starost odpadá, neboť je to záležitost naše, Agionetu.  

 

Identifikace kritických procesů

- Počty a velikost dokumentů procházejících systémem.
- Větší zatížení dokumenty vyžaduje interně výkonnější systém.

technologie-ruka



Výběr dodavatele informačního systému

Výběr správného dodavatele ERP informačního systému pro vaši společnost tvoří leckdy i 50% úspěchu implementace. Rozhodně se vyplatí výběr neuspěchat a všechny atributy a specifika důkladně prokonzultovat. V této fázi bychom měli být najisto rozhodnuti, že ERP informační systém do podniku chceme, nastává tedy situace jaký systém od jakého dodavatele.


Ovšem než vůbec nějakého potencionálního dodavatele oslovíme, je nutné si zhruba ujasnit  
2 základní otázky:

 

Co od systému očekáváme?
Co má informační systém firmě přinést?

krabice-box

 

Svého dodavatele ERP informačního systému vybíráme především podle:

- Kvality nabízeného řešení
- Úrovně poskytovaných služeb
- Rozsahu a kvality poskytované podpory
- Referencí
- Délky a kvality implementace
     - Hledět na prvním místě na cenu je nejlepší cesta k dlouhodobě dražšímu řešení.

Neméně důležitou, avšak často přehlíženou skutečností je nutnost rozumět si s dodavatelem informačního systému, „mluvit stejnou řečí“. Tím se předejde mnoha nedorozuměním, zbytečnému prodlužování doby realizace a nakonec i vyšším nákladům.



Přípravná fáze zavádění ERP informačního systému

Při přípravné fázi a pak také hlavně při zavádění samotném je nutná spolupráce s dodavatelem systému. Jde o vzájemnou komunikaci, podílení se na plnění systému, jeho ladění atd. Uvnitř podniku je téměř nutností interní podpora managementu společnosti, pro kterou by mělo být úspěšné zavedení ERP systému jednou z priorit. Proces zavádění se nevyplácí uspěchat s odůvodněním nižších nákladu, neboť z dlouhodobého hlediska je ERP informační systém zavedený „horkou jehlou“ dražší a méně efektivnější.

 

Delší čas na zavedení systému má výhody především v:

 

Efektivitě práce

- Veškeré procesy v systému jsou pečlivě odladěny pro stabilní a efektivní funkčnost.

 

Zvýšení výkonnosti zaměstnanců

- Pokud se systém odladí dle požadavků zaměstnanců, kteří s ním po zavedení budou pracovat, budou se v něm následně lépe orientovat, rozumět jeho funkcím. Především budou systém jako takový běžně využívat!
- Tím, že zaměstnanci budou zapojeni do zavádění systému do podniku, budou sami motivování tento informační systém posléze plně využívat.
planovani


Zavádění ERP informačního systému

Samotný proces zavádění informačního systému má několik fází, kterými je potřeba projít pro jeho úspěšné spuštění a možnost plného nasazení.

 

Fáze zavedení ERP informačního systému jsou:

Analýza prostřední uživatele

- Zmapování stávajících procesů a podprocesů.
- Proveditelnost požadavků a nároků na systém.
- Návrhy podoby systému a jeho úpravy při vzájemných konzultacích.

 

Instalace demoverze na hardwarové prostředky klienta

- Zkouška kompatibility software a hardware – především u on premise systémů.
- Výrazně jednodušší situace u on demand řešení – software provozuje dodavatel na vlastních, odzkoušených serverech.
- Kontrola správné činnosti systému na koncových zařízeních pro uživatele: PC, notebooky, tablety, chytré telefony apod.

 

Převod datové základny

- Přenesení stávajících dat do nového systému – nejlépe synchronizací se stávajícím softwarem.
- Známá data jsou nejlepší pro školení budoucí obsluhy systému – pracují se známými daty v novém prostředí, školení je oboustranně jednodušší a účinnější.
- Možnost sledovat vazby a příčinné souvislosti v novém systému – poznat jak informační systém prakticky funguje.

 

Testovací provoz

- Napodobení rutinní činnosti.
- Simulace běžné zátěže a sledování náhlých chyb a konfliktů.

 

Korekce, ladění systému

- Na základě výsledků testování se přistupuje k ladění pro co nejhladší běh systému.
- Po korekci následuje testovací den pro ověření funkčnosti a také stability změn.
- Pokud testování neprokáže žádné další chyby a konflikty, je systém vyladěný pro ostré nasazení.

 

Ostrý chod systému s dohledem po smluvenou dobu

- Nasazení do ostrého provozu může odhalit další chyby a konflikty, které se při testovacím provozu neprojevily.
- Dohled probíhá minimálně po dobu 30 dní od uvedení do ostrého provozu.
- Při zjištění konfliktu nastává opět korekce a ladění.
- Péče a údržba ERP u zákazníka, především pro zajištění plynulého chodu systému a bezpečnosti dat, které obsahuje.
- V případě komplikací v on demand systému je možný okamžitý zásah dodavatele – má servery přímo u sebe.

puzzle

Pro bližší představu průběhu zavádění ERP informačního systému vám přinášíme  
realizaci modelové zakázky:

Společnost, působící v oblasti služeb, 100 zaměstnanců a 20 PC.

- Úvodní analýza – 30 dní
- Návrhy řešení a akceptace – 14 dní
- Zavedení + dohled nad provozem – 60 dní
- Uvedení systému do rutinního provozu – 100+ dní


Nejčastější rizika spojená s ERP informačním systémem

Stejně jako každý větší zásah do fungování společnosti i zavádění ERP systému s sebou nese jistá rizika. Ty se dají úspěšně minimalizovat nebo i odstranit pečlivou přípravou realizace a také tím, že ony rizika známe. Jaká jsou tedy nejčastější rizika spojení s ERP informačním systémem?

 help

Nedostatečná analýza požadavků

- Plně se projeví při zavádění systému.
- Systém samotný pak neplní představy jeho uživatelů, nenaplňuje vkládaná očekávání.
- Typicky je toto případ uměle tlačeného rychlého zavedení systému bez důrazu na sžití se s ním, především u jeho koncových uživatelů, zaměstnanců.

 

Nerovnováha investice a výsledku

- Špatný poměr výkon/cena, nízké ROI (v překl. Návratnost investic).

Hlavní důvody:
- Zvolení špatného typu systému.
- Nesprávná velikost, stupeň detailnosti, náročnost na obsluhu a údržbu apod.
- Malá podpora zavádění managementem společnosti.

Nedostatečné proškolení a zácvik klíčových uživatelů

- V důsledku toho nízké využívání systému a jeho funkcí.
- Spousta agend nadále řešena mimo systém – ztráta efektivnosti systému.

 

Podcenění přenosu dat ze starého systému do nového

- Systém posléze neobsahuje potřebná data pro své plné využití.
- Riziko výskytu chyb v datech způsobených nepozorností při přenosu.
- Špatně zadané parametry automatické synchronizace se stávajícím softwarem v případě vzájemné kompatibility systému.

 

Špatně zvolený tým účastnící se zavádění 

- Nejsou přítomni zástupci všech klíčových uživatelů.
- Členové zaváděcího týmu nejsou silné osobnosti motivující ostatní k využívání systému.

 

Malá motivace k používání systému

- Nedostatečná osvěta vedoucí k využívání systému jako prostředku pro zjednodušení práce.
- Nedostatečné nebo špatně provedené školení v používání a v důsledku toho neschopnost systém ovládat, která demotivuje.


Trendy v oblasti ERP informačních systémů

Jako každá oblast, tak i oblast ERP informačních systémů se vyvíjí. A právě trendy jsou ukazatel, který určuje jejich budoucnost. Pojďme se tedy společně podívat na trendy v informačních systémech.

 trendy-tv

ERP řešení umožní každodenní sledování:

- Klíčových hospodářských ukazatelů.
- Výkonnosti zaměstnanců.
- Objemu realizovaných a čekajících zakázek.
- Obratu.

 

Podpora pokročilých finančních analýza jako přímá součást informačního systému

 - Tím se omezuje nutnost používání dalšího softwaru, s jiným uživatelským rozhraním a pracnost daná nutností převádět data z jednoho systému do druhého.

 

Větší uživatelská základna

- Informační systém bude běžně dostupný i pro běžné pracovníky, ne jen vedoucí.
- Uživatelské rozhraní v prostředí známých aplikací, jako např. internetového prohlížeče.

 

Vyšší nároky na vzájemnou integraci systému

- Musí být ovšem podchyceno kvalitním základem v podobě dobře naprogramovaného ERP systému.

 

 

Jak jste se mohli v tomto článku dozvědět, zavedení ERP systému je složitý proces. Ten se dá však dobře zvládnout, pokud věnujete pozornost kritickým záležitostem, popsaným výše. Odměnou za správnou implementaci je Vám poté zefektivnění a zpřehlednění businessu přinášející více zákazníků spolu s vyššími zisky.

palec_nahoru

DEMO vstup

banner_vyzkouejte

banner_kontakt

Zkušenost zákazníka

„Zavedení Starteru do každodenního běhu Start Production nám výrazným způsobem zpřehlednilo průběh každodenních činností, přehled o materiálu, který se pohybuje všemožně po republice a v neposlední řadě také ulehčilo tvorbu nabídek a následných kalkulací. Agionet nám podle našich potřeb určité části systému poupravil a doplnil tak, aby přesně dělal to, co chceme.“ Karel Bezušek, jednatel Start Production, s. r. o.